NIDA KM : WISDOM for Change

สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์

  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size

เขียนวาระการประชุมอย่างไร...ไม่ได้ใจความ

 

คิดอยู่นานว่า  ชื่อนี้เหมาะกับเรื่องที่ต้องการสื่อสารหรือไม่ ?

โดยเลือกระหว่างหัวข้อดังกล่าว กับ "เขียน(วาระการประชุม)อย่างไรให้ได้ใจความ" แล้วก็ตัดสินใจเลือกชื่อแรก เพราะบางครั้งการบอกว่า ทำอย่างไรแล้วดี ฟัง(อ่าน) แล้วไม่เห็นภาพที่ชัดเจน

ทำอย่างไรจึงเรียกว่าไม่ดี ?

จากประสบการณ์ที่เข้าประชุมหลายสิบครั้งต่อปี พบว่ามีเรื่องบางเรื่องที่การนำเสนอ (วาระการประชุม) ที่ไม่ได้ใจความมีสามเหตุหรือที่มาดังต่อไปนี้

** ผู้เขียนไม่ทราบความเป็นมาของเรื่องนั้นๆ

**ผู้เขียนไม่ทราบกฎระเบียบ ข้อบังคับ แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง

**ผู้เขียนขาดทักษะในการเขียนวาะการประชุม

ดังนั้น ที่ประชุมจึงไม่สามารถตัดสินใจได้ ทำให้การดำเนินการล่าช้าและเกิดผลเสียหายในงานที่จะปฏิบัติตามมา

เมื่อได้ทราบสาเหตุของการเขียนวาระการะประชุมที่ไม่ได้ใจความแล้ว ลองมาดูทางแก้ ว่าควรทำอย่างไร

 **ก่อนลงมือเขียนวาระ ให้ศึกษารายละเอียดจากเรื่องที่ได้รับ หรือมีอยู่เพื่อให้เกิดความเข้าใจและทราบความเป็นมา ปัญหา หรือความสำคัญของวาระที่จะเขียน

**ถ้ายังไม่เข้าใจให้สอบถามเจ้าของเรื่องหรือผู้ที่คาดว่าจะรู้ เข้าใจเรื่องนั้นๆ และอาจต้องหาข้อมูลเพิ่มเติม

**ศึกษากฎ ระเบียบ ข้อบังคับที่ใช้อ้างอิงและแนวปฏิบัติที่เคยดำเนินการมาแล้ว

**ศึกษาวิธีการเขียนวาระการประชุมเพิ่มเติม โดย

     - ดูจากรายงานการประชุมที่(คิดว่า) เป็นมาตรฐาน

     - ดูจากหนังสือที่แนะนำการเขียน

     - ศึกษาจากเพื่อนร่วมงาน ผู้บังคับบัญชา

     - ฝึกอบรม ฝึกปฏิบัติ หรือหาความรู้เพิ่มเติม

ทั้งนี้จะต้องเอาใจใส่ และคอยพัฒนาให้ดีขึ้น โดยนำคำแนะนำ คำติชมไปปรับปรุงงานอย่างสม่ำเสมอ

วาระการประชุมที่ดี ควรมีองค์ประกอบ อย่างไร?

 **ความเป็นมา (ใคร ทำไม)

**ประเด็นที่เสนอให้พิจารณา หรือเสนอเพื่อทราบ (อะไร อย่งไร)

**ข้อมูลอ้างอิงที่จำเป็น

**การตรวจสอบกับกฎ ระเบียบ

**ความเห็นเบื้องต้นของหน่วยงาน (เพื่อประกอบการตัดสินใจของคณะกรรมการ)

**วาระการประชุมที่ดีไม่ควรยาวเกินไป (เพราะอ่านแล้วจะสับสน จับประเด็นไม่ได้ แต่ถ้าสั้นเกินไปอาจขาดข้อความสำคัญทำให้ผู้อ่านไม่เข้าใจความเป็นมา ไม่มีข้อมูล ทำให้ตัดสินใจไม่ได้ อันนี้ต้องใช้ประสบการณ์และทักษะมาช่วยตัดสิน)

ข้อควรระวังสุดท้ายที่ผู้เสนอเรื่องเข้าประชุมต้องคิดให้มาก คือ การวางแผนที่ดี เพราะหากเขียนวาระการประชุมดี แต่เสนอเรื่องเข้าไม่ทัน ไม่สามารถดำเนินการต่อได้ภายในกำหนดเวลา รับรองว่า งานเข้าแน่!!

โดย อุษาโรจน์  ดีร์โจซูโบรโต